六盤(pán)水師范學(xué)院辦公室

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各系、部門(mén)：

《六盤(pán)水師范學(xué)院檔案分類(lèi)辦法》已經(jīng)2014年10月29日學(xué)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議通過(guò)，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

 

 

 

 

2014年11月11日

六盤(pán)水師范學(xué)院檔案分類(lèi)辦法

 

第一章  總  則

第一條  為了加強(qiáng)學(xué)院黨群行政、各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，具體指導(dǎo)各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案歸檔，實(shí)現(xiàn)歸檔立卷工作規(guī)范化，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、國(guó)家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》、教育部《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件，結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制訂本細(xì)則。

第二章  黨群類(lèi)、行政類(lèi)

第二條  凡屬學(xué)院黨群、行政管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均屬黨群、行政檔案。

第三條  學(xué)院實(shí)行文書(shū)處理部門(mén)立卷歸檔制度。各文書(shū)處理部門(mén)在學(xué)院檔案館指導(dǎo)下，按照歸檔范圍和要求進(jìn)行文件材料的收集、整理、立卷，定期向?qū)W院檔案館移交。

第四條  歸檔的主要內(nèi)容為黨群、行政系統(tǒng)的文件，重點(diǎn)是學(xué)院形成的綜合性文件材料以及上級(jí)對(duì)學(xué)院的人和事的發(fā)文、通知、批復(fù)等；其次是上級(jí)機(jī)關(guān)和其他單位發(fā)來(lái)的重要文件材料。（按六盤(pán)水師范學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）

第五條  黨群類(lèi)、行政類(lèi)檔案于次年6月底前向?qū)W院檔案館移交。

第三章  教學(xué)類(lèi)

第六條  凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子載體材料均屬教學(xué)檔案。

第七條  教學(xué)檔案由學(xué)院檔案館實(shí)行集中統(tǒng)一管理、提供利用，并對(duì)學(xué)院教學(xué)檔案工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。任何個(gè)人和部門(mén)不得拒絕歸檔，更不得將其占為己有。教務(wù)處、招生就業(yè)中心、成人教育部等教學(xué)管理部門(mén)對(duì)應(yīng)《六盤(pán)水師范學(xué)院檔案歸檔范圍和保管期限表》向?qū)W院檔案館移交，各系對(duì)應(yīng)《六盤(pán)水師范學(xué)院檔案歸檔范圍和保管期限表》內(nèi)容中與教學(xué)管理部門(mén)重復(fù)的文件材料可不向?qū)W院檔案館移交由各系保存。

第八條  教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，立卷部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)， 在教學(xué)檔案管理中要做到“四同步”，一是下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；二是檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)材料形成積累情況同步；三是評(píng)審、鑒定、教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；四是考評(píng)教學(xué)管理與考評(píng)教學(xué)檔案管理工作同步。

第九條  教學(xué)檔案的立卷部門(mén)是教務(wù)處、招生就業(yè)指導(dǎo)中心、成人教育部及各系室等。

第十條  歸檔的主要內(nèi)容包括教學(xué)綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)位工作、畢業(yè)生工作、教材等方面。（按六盤(pán)水師范學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）

第十一條  教學(xué)綜合管理文件于次年6月底前歸檔，其他各類(lèi)材料在完成一個(gè)培養(yǎng)周期的當(dāng)年11月底前歸檔。

第十二條  各教學(xué)職能部門(mén)、系室應(yīng)明確一名分管檔案工作的負(fù)責(zé)人并配備專(zhuān)、兼職檔案人員，統(tǒng)一管理本部門(mén)教學(xué)檔案，并按期向檔案館移交教學(xué)檔案。

第四章  科研類(lèi)

第十三條  科研檔案是科研管理和科研活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、照片、錄音、錄像、光盤(pán)等各種形式載體的文件材料。

第十四條  科研檔案是科研管理和科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，是一項(xiàng)重要的信息資源，必須由檔案館實(shí)行集中統(tǒng)一管理。任何個(gè)人和部門(mén)不得拒絕歸檔，更不得據(jù)為己有。

第十五條  歸檔的主要內(nèi)容包括科研綜合管理、科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用等方面。因故中斷的重要項(xiàng)目的文件材料也應(yīng)歸檔。（按六盤(pán)水師范學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）

第十六條  歸檔的重點(diǎn)是本院承擔(dān)的或以本院為主承擔(dān)的科研項(xiàng)目（課題）在各個(gè)階段形成的不同載體的文件材料。

第十七條  科研管理性（綜合性）文件材料于次年6月底前歸檔。

第十八條  科研項(xiàng)目材料于項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收后2個(gè)月內(nèi)歸檔。若因工作需要，個(gè)別檔案材料可先在科研管理部門(mén)存放1年后再移交。

因故中斷、停止的科研項(xiàng)目（研究課題），于中斷、停止后2個(gè)月內(nèi)將材料歸檔。

第五章  基建類(lèi)

第十九條  凡學(xué)院在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中直接形成的有保存查考價(jià)值的文字材料，均屬基建檔案。

第二十條  歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工、竣工、預(yù)算、概算、決算等方面材料。（按六盤(pán)水師范學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）

第二十一條  歸檔的重點(diǎn)是項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段形成的不同載體、形成的文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。

第二十二條  基建工程的鑒定、驗(yàn)收工作應(yīng)有檔案館人員參加，檢查基建檔案是否合格。檔案不合格的工程，不得通過(guò)驗(yàn)收。

第二十三條  基建檔案在工程竣工驗(yàn)收、審計(jì)后2個(gè)月內(nèi)完成立卷歸檔工作，并向檔案館移交。

第六章  財(cái)會(huì)類(lèi)

第二十四條  凡是在學(xué)院財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)活動(dòng)中形成的、對(duì)學(xué)院和社會(huì)當(dāng)前與今后具有查考保存價(jià)值的文字材料、報(bào)告、報(bào)表、賬簿、憑證等，均為財(cái)會(huì)檔案。

第二十五條  財(cái)會(huì)檔案歸檔的主要內(nèi)容包括綜合類(lèi)、憑證類(lèi)、賬簿類(lèi)、財(cái)務(wù)報(bào)表類(lèi)等。（按六盤(pán)水師范學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）

第二十六條  學(xué)院每年形成的財(cái)會(huì)文件材料，由財(cái)務(wù)處按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)，于次年6月底前，向?qū)W院檔案館移交，不得自行封包保存。

第二十七條  當(dāng)年形成的財(cái)會(huì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后即行立卷，填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案目錄（一式2份，交檔案館1份、自存1份）。已經(jīng)整理好的案卷可暫時(shí)由財(cái)務(wù)處保管1年，期滿(mǎn)后的次年4月底前，由財(cái)務(wù)處編制清冊(cè)向?qū)W院檔案館移交。每年形成的會(huì)計(jì)檔案及存有會(huì)計(jì)信息的計(jì)算機(jī)軟盤(pán)，必須歸檔。

第二十八條  財(cái)會(huì)檔案的查閱一般只對(duì)財(cái)務(wù)處人員，不對(duì)個(gè)人。財(cái)會(huì)檔案不得借出檔案館。如因特殊需要借出的，須經(jīng)財(cái)務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)和檔案分管院長(zhǎng)批準(zhǔn)。

第二十九條  財(cái)會(huì)檔案保管期滿(mǎn)后，由檔案館提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，同財(cái)務(wù)處成立檔案鑒定銷(xiāo)毀小組，編制財(cái)會(huì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，分別由檔案館、計(jì)財(cái)處負(fù)責(zé)人及財(cái)會(huì)兼職檔案員、學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)共同簽字，監(jiān)銷(xiāo)情況和銷(xiāo)毀清冊(cè)一式3份，分別由學(xué)院檔案館、計(jì)財(cái)處及上級(jí)主管部門(mén)存檔。

第七章  出版類(lèi)

第三十條  凡學(xué)院教職工在各種正式出版物上發(fā)表、刊登的文章、照片或出版的書(shū)籍，以及由學(xué)院出版發(fā)行的學(xué)術(shù)刊物、報(bào)紙等，均屬出版類(lèi)檔案。

第三十一條  歸檔范圍包括綜合管理文件，編審及出版方面的有關(guān)材料，出版物印本，重點(diǎn)是出版物本身。（按六盤(pán)水師范學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）

第三十二條  不退、不用的稿件，非定稿的稿件歸檔。

第三十三條  出版物出版后1個(gè)月內(nèi)，責(zé)任編輯或本人應(yīng)向本部門(mén)兼職檔案員移交檔案材料。

第三十四條  出版類(lèi)檔案應(yīng)在次年5月底前向?qū)W院檔案館移交。

第八章  外事類(lèi)

第三十五條  外事檔案是指學(xué)院在與外國(guó)團(tuán)體和個(gè)人在學(xué)術(shù)研究、人才交流、友好往來(lái)等外事管理和外事活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值和憑證作用的文字、圖表、數(shù)據(jù)及聲像等各種載體的文件材料。

第三十六條  歸檔范圍包括綜合管理，出國(guó)（境）訪問(wèn)、考察，來(lái)院訪問(wèn)、講學(xué)、任教，國(guó)際會(huì)議，國(guó)際合作，留學(xué)生工作等。歸檔的重點(diǎn)是涉外和國(guó)際合作項(xiàng)目及留學(xué)生工作中形成的文件材料。本院人員在國(guó)外獲得的證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品，可用復(fù)印件（照片）歸檔。國(guó)外學(xué)校贈(zèng)送給學(xué)院的紀(jì)念品、禮品一律歸檔。（按六盤(pán)水師范學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）

第三十七條  外事檔案于次年5月底前歸檔。

第九章  儀器設(shè)備類(lèi)

第三十八條  凡作為學(xué)院固定資產(chǎn)的儀器設(shè)備，在其購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等全過(guò)程中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機(jī)材料均屬儀器設(shè)備檔案。

第三十九條  儀器設(shè)備檔案由檔案館集中統(tǒng)一管理。若文件材料有一式兩套，一套歸檔、一套隨機(jī)使用。若僅有一套、使用部門(mén)又確需經(jīng)常使用的，由使用單位復(fù)制一套，原件存檔，復(fù)制件隨機(jī)使用。

第四十條  歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、儀器設(shè)備項(xiàng)目依據(jù)性材料、開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等材料。（按六盤(pán)水師范學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）

第四十一條  歸檔的重點(diǎn)是儀器設(shè)備項(xiàng)目（特別是價(jià)值10萬(wàn)元以上的或其他重要儀器設(shè)備）各個(gè)環(huán)節(jié)形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機(jī)圖樣。

第四十二條  凡屬應(yīng)歸檔的儀器設(shè)備，到貨開(kāi)箱時(shí)，各儀器設(shè)備使用單位應(yīng)通知檔案館有關(guān)人員共同開(kāi)箱，檢查驗(yàn)收檔案，指導(dǎo)歸檔。

第四十三條  儀器設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間為設(shè)備驗(yàn)收完畢、投入使用后2個(gè)月，引進(jìn)設(shè)備為質(zhì)保期后2個(gè)月。

第十章  聲像類(lèi)

第四十四條  聲像載體檔案屬特殊載體是指學(xué)院、部門(mén)或個(gè)人在從事教學(xué)、科研、黨政管理活動(dòng)中直接形成的具有保存利用價(jià)值的專(zhuān)門(mén)載體（如照片、底片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片、影視膠片以及配套的文稿、說(shuō)明等）材料。

第四十五條  聲像載體檔案必須由學(xué)院檔案館集中統(tǒng)一管理，確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，并便于開(kāi)放和利用。

第四十六條  歸檔的聲像材料必須是原版、原件，并完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)配套。中心要突出、聲音清楚、畫(huà)面清晰，并附有簡(jiǎn)潔的文字說(shuō)明，包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。一般不超過(guò)200字。時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示（20050611）。照片按照5英寸或7英寸擴(kuò)印、與底片同時(shí)歸檔。錄音、錄像帶、光盤(pán)的外盒上要粘貼標(biāo)簽，注明內(nèi)容簡(jiǎn)介、時(shí)間、長(zhǎng)度、制作部門(mén)、作者等。

第四十七條  綜合管理材料歸檔時(shí)間為次年6月底以前；照片檔案在完成制作后2個(gè)月內(nèi)歸檔，其它載體形式材料在完成制作后3個(gè)月內(nèi)歸檔。

第四十八條  聲像載體檔案的具體歸檔范圍按六盤(pán)水師范學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行。

第十一章  實(shí)物類(lèi)

第四十九條  實(shí)物檔案由學(xué)院檔案館實(shí)行集中統(tǒng)一管理。任何部門(mén)和個(gè)人不得拒絕歸檔，更不得據(jù)為己有。

第五十條  凡歸檔的實(shí)物檔案必須要有相應(yīng)的文字說(shuō)明，文字說(shuō)明的成分包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、等要素。

第五十一條  歸檔范圍

（一）學(xué)院及學(xué)院各部門(mén)受到省級(jí)以上（含省級(jí)）黨、政、學(xué)術(shù)組織表彰的獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)狀、證書(shū)（原件）。

（二）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或教師、研究人員代表學(xué)院參加國(guó)內(nèi)外交流活動(dòng)中對(duì)方饋贈(zèng)給學(xué)院的禮品。

（三）在學(xué)院各種接待活動(dòng)中對(duì)方饋贈(zèng)給學(xué)院的禮品。

（四）在學(xué)院組織或參加的各種重大活動(dòng)中外單位或院友以及其他個(gè)人贈(zèng)送的禮品。

（五）國(guó)內(nèi)外知名人士給學(xué)院的題詞、題字、繪畫(huà)等。

（六）學(xué)院組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品及其他有保存價(jià)值的實(shí)物。

（七）其他按規(guī)定應(yīng)交給學(xué)院保管的禮品、紀(jì)念品等實(shí)物。（按六盤(pán)水師范學(xué)院檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行）

第五十二條  歸檔辦法

（一）各部門(mén)應(yīng)按上述歸檔范圍將本部門(mén)或個(gè)人收到的實(shí)物在收到后1個(gè)月內(nèi)移交學(xué)院檔案館保存。

（二）院慶及學(xué)院各種重大活動(dòng)中接收或形成的禮品由活動(dòng)組織者在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)交學(xué)院檔案館。

（三）凡屬個(gè)人非公務(wù)活動(dòng)中形成的能反映學(xué)院重大活動(dòng)、重要人物、具有保存查考價(jià)值的實(shí)物材料，學(xué)院鼓勵(lì)個(gè)人向?qū)W院檔案館捐贈(zèng)，或由學(xué)院征集。

第五十三條  利用和借出辦法

（一）實(shí)物檔案一般不外借使用，特殊情況下需要使用時(shí)，需經(jīng)主管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)或檔案館館長(zhǎng)批準(zhǔn)后才能借出。

（二）借出的實(shí)物檔案，使用人應(yīng)負(fù)責(zé)妥善保管，不得污損、遺失。

（三）實(shí)物檔案如有遺失，污損或造成損失者，按《檔案法》規(guī)定給予處罰直至追究法律責(zé)任。

第十二章  附  則

第五十四條  本細(xì)則自印發(fā)之日起施行，由學(xué)院黨政辦公室負(fù)責(zé)解釋。