中共六盤水師范學(xué)院委員會辦公室
六 盤 水 師 范 學(xué) 院 辦 公 室
關(guān)于印發(fā)會議工作規(guī)則的通知
各系、各部門、附中：
《六盤水師范學(xué)院會議工作規(guī)則》及配套的《六盤水師范學(xué)院會務(wù)工作規(guī)范》、《六盤水師范學(xué)院會務(wù)工作流程》、《六盤水師范學(xué)院各部門會議工作職能及資源管理服務(wù)事項表》，已經(jīng)2014年8月28日學(xué)院第20次黨委會議研究通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
2014年10月8日
六盤水師范學(xué)院會議工作規(guī)則
第一條 為了規(guī)范學(xué)院會議籌備、組織、保障各環(huán)節(jié)工作程序，避免失誤，提高會議工作質(zhì)量和效率，結(jié)合學(xué)院實際，制定本規(guī)則。
第二條 會議是有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地商議、研究、交流、處理重要事務(wù)、解決問題、實行集體領(lǐng)導(dǎo)的重要工作方式，在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家路線、方針、政策，統(tǒng)一思想、提高認識、進行決策、布置工作、調(diào)查研究、交流經(jīng)驗、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、解決問題等方面都有重要的作用。
第三條 學(xué)院會議嚴格執(zhí)行中央八項規(guī)定、厲行勤儉節(jié)約反對鋪張浪費等關(guān)于會議活動的有關(guān)規(guī)定，本著必要、精簡、節(jié)約的原則，切實改進會風(fēng)，提高會議實效。
第四條 學(xué)院會議指以學(xué)院黨委、行政、院領(lǐng)導(dǎo)名義召集、組織的常規(guī)、臨時會議。包含：
（一）黨委會、院長辦公會、黨委中心組學(xué)習(xí)、教學(xué)工作會、教代會、教職工代表大會等。
（二）政府部門、學(xué)校、科研與學(xué)術(shù)機構(gòu)、企業(yè)、專家學(xué)者等單位、個人到學(xué)院視察、檢查、指導(dǎo)、交流訪問的工作會議。
（三）對口幫扶高等院校有副廳級以上到校工作或幫扶工作內(nèi)容涉及2個及以上教學(xué)單位（部門）的。
（四）其他對學(xué)院教育教學(xué)、科學(xué)技術(shù)研究、校園基本建設(shè)、文化建設(shè)、管理服務(wù)有重要影響的學(xué)術(shù)交流會、業(yè)務(wù)研討會、項目洽談會、運動會等。
（五）院領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)院組織的外出參會。
第五條 部門（教學(xué)系）會議指各業(yè)務(wù)部門、教學(xué)系按工作職能舉辦的會議。
第六條 學(xué)院會議實行審批制度，由承辦方擬定會議方案后，按程序?qū)徟?/span>
（一）部門內(nèi)部會議由部門主要負責(zé)人審批。
（二）涉及多個（系）部門的業(yè)務(wù)性會議、有外單位來賓參會的會議按業(yè)務(wù)歸口報分管院領(lǐng)導(dǎo)審批。
（三）涉及重要重大事項、重要來賓、規(guī)模較大、影響較大的會議須經(jīng)黨委、行政主要領(lǐng)導(dǎo)審批、會商審批，或?qū)徟笤跁皥蟾嫘姓?、黨委主要領(lǐng)導(dǎo)知曉。
第七條 會議承辦與協(xié)辦
學(xué)院會議由指定的職能部門、教學(xué)單位或成立的會務(wù)組承辦，相關(guān)部門協(xié)辦。部門會議由召集部門承辦。
協(xié)辦指根據(jù)承辦方要求，就部門職能、管理與掌握的校內(nèi)外硬軟件資源，積極配合做好會議工作。
第八條 議題與議程
會議議題是指會議的主題、研究事項等，一般由會議承辦方提出、經(jīng)召集人審定。常規(guī)會議如黨委會、院長辦公會、教職工代表大會等要做好議題儲備工作。
會議議程是指討論、研究會議主題、議題的過程，由會議承辦方根據(jù)議題的重要性、復(fù)雜程度、邏輯性、時效性等因素合理確定。
第九條 會場（會議室）
會場是召開會議的場所，由會議承辦方根據(jù)會議規(guī)模、有關(guān)要求確定或協(xié)調(diào)確定。
第十條 會議承辦方工作職責(zé)
負責(zé)統(tǒng)籌會議的政務(wù)性服務(wù)（如制定會議方案，會議通知，準備會議材料，宣傳報道，會議紀錄與紀要等）和事務(wù)性服務(wù)（會場布置、會場服務(wù)等）。
（一）會前
1.制定會務(wù)工作方案（指南或手冊），召開會務(wù)工作會議。
2.負責(zé)會議通知并將通知情況報告會議召集人（主持人），以便及時調(diào)整。
3.準備會議資料（如議程、簽到表、主持詞、講話稿、會議材料等），會場布置（環(huán)境衛(wèi)生、座席、標語、多媒體設(shè)備等），落實會場服務(wù)等。
4.一般提前20分鐘（大型會議提前1個小時）以上到達會場，全面檢查各項準備工作，主持簽到入座。
5.會前約5分鐘左右，將到會情況報主持人。
（二）會中
1.維持好會場秩序和紀律，搞好會場服務(wù)。
2.做好會議記錄，寫好會議簡報。
（三）會后
1.搞好善后工作，檢查、維護會場環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)施設(shè)備等。
2.跟蹤會議宣傳報道工作。
3.及時擬制會議紀要。
4.落實會議意見，抓好議決事項的分辦、督辦督查工作。
第十一條 會議協(xié)辦方工作職責(zé)
根據(jù)承辦方要求，就部門職能、管理與掌握的校內(nèi)外硬軟件資源，積極配合做好會議工作。
第十二條 會議召集人（主持人）工作職責(zé)
（一）會前
1.審定會務(wù)工作方案、議題與議程、主持詞、重要講話稿等會議資料，督促檢查會議有關(guān)準備工作情況。
2.一般提前5分鐘以上到達會場，按規(guī)定時間召開會議。
（二）會中
1.主持會議，將會議的議題、議程、需解決的問題及達成目標、議程推進中應(yīng)注意的問題等，進行必要的說明。
2.根據(jù)實際情況，對議程進行適時、必要的控制，以確保議程順利推進及會議效率。
3.就會議決議事項的實施程序、督查督辦等作出要求。
（三）會后。審定和簽署會議紀要，督促檢查會議決議落實情況。
第十三條 參會人員職責(zé)
（一）會前。根據(jù)會議內(nèi)容、有關(guān)要求加強調(diào)研、準備發(fā)言稿等有關(guān)會議資料，提前10分鐘左右到達會場，簽到入座。
（二）會中。遵守會議紀律，認真參與會議，發(fā)言應(yīng)緊扣議題，簡明扼要，做好會議記錄。
（三）會后。抓好相關(guān)會議內(nèi)容的落實和情況匯報。
（一）遵照“誰組織，誰記錄”的原則，由會議承辦方或會議召集人指定的人員負責(zé)會議記錄。根據(jù)議題的重要性確定詳細記錄或擇要記錄，記錄方式一般為筆錄、錄音、錄像。
（二）會議承辦方要及時擬制《會議紀要》，紀要范圍一般按議題寫明會議意見、決議、決定及要求事項，原則上于會議當(dāng)日或次日報經(jīng)會議召集人（主持人）審核簽署后印發(fā)。
（三）會議紀要的分送、傳閱范圍根據(jù)會議內(nèi)容涉及范圍確定或由召集人（主持人）確定。
（四）會議原始記錄由會議承辦部門負責(zé)整理、保管，不得擅自外泄，按規(guī)定及時歸檔備查，會后需要調(diào)閱會議紀錄的，按學(xué)院公文管理制度和保密制度等有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十五條 分辦、督辦
根據(jù)會議內(nèi)容和召集人的要求，會議承辦方要對會議議決事項和要求進行分辦，并根據(jù)內(nèi)容的重要性和時限要求及時跟進、督辦、督查、報告。
第十六條 會議紀律
（一）校內(nèi)人員尤其是副處級及以上領(lǐng)導(dǎo)干部一般應(yīng)保持固定或移動通訊等聯(lián)絡(luò)方式暢通，會議通知時不通、不接、不及時回復(fù)的，由會議承辦方報告召集人（主持人），給予口頭或書面通報批評等處理。特殊情況需要請假的，由會議召集人（主持人）批準。
（二）嚴格遵守開會時間，參會人員一般應(yīng)提前5-15分鐘進入會場簽到，按座席安排就座，不遲到，不擅自離會，特殊情況需要提前離會的，要告知會議承辦方負責(zé)人。
（三）遵守會場紀律和秩序，不吸煙，不交頭接耳，通訊設(shè)備保持靜音或振動狀態(tài)，不在會場接打電話。
（四）遵守保密制度和保密紀律，按要求做好保密工作。
第十七條 會議資源管理與使用
（一）學(xué)院辦公樓會議室（含設(shè)備、環(huán)境衛(wèi)生維護）由學(xué)院黨政辦負責(zé)管理。其他會議室由指定的部門負責(zé)管理。
（二）學(xué)院所有會議室及資源的使用實行預(yù)約、登記制度，一般情況下應(yīng)提前1天及以上預(yù)約，不預(yù)約的，會議資源管理部門可以不予安排。
（三）學(xué)院所有會議室及有關(guān)資源優(yōu)先服務(wù)于學(xué)院黨委、行政會議，尤其是大型、重要會議，所有會議資源由學(xué)院根據(jù)需要統(tǒng)籌安排使用。
（四）會議資源安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。
第十八條 部門（教學(xué)系）會議由本部門、本系承辦（含會議資源協(xié)調(diào)、會議通知、會議服務(wù)等）。
第十九條 本規(guī)則自發(fā)布之日起施行,由學(xué)院黨政辦負責(zé)解釋。
六盤水師范學(xué)院會務(wù)工作規(guī)范
會務(wù)工作是指會議從籌備到善后的一系列秘書工作和行政事務(wù)工作，是會議取得成功的重要保證。學(xué)院的會務(wù)工作一般由會議主辦方（黨政辦公室、指定的部門、成立的會務(wù)工作組等）牽頭負責(zé)。
為了規(guī)范學(xué)院會務(wù)工作各方面、各階段、各環(huán)節(jié)的操作，加強對會議籌備、組織、保障等工作的有效協(xié)調(diào)，使會務(wù)工作制度化、流程化，避免遺漏和失誤，提高會議工作質(zhì)量和效率，結(jié)合學(xué)院工作實際，制定本規(guī)范。
一、會前
（一）接受任務(wù)。按工作常規(guī)、領(lǐng)導(dǎo)通知或通過公函、電話等方式接受會務(wù)工作任務(wù)，并確認召開會議的必要性。
（二）明確會議目標。確定會議名稱、主題與主旨，會議的目標越明確越具體越好。
（三）確定會議議題與議程。會議議題是指根據(jù)會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。一般遵循緊扣會議目標、數(shù)量適中、議題之間保持有機聯(lián)系的原則，并按照議題解決的邏輯順序排列，主要的議題往前排，相對次要的議題往后排，時間緊迫的議題往前排，時間余地大的議題往后排，需要與會者高度集中討論的議題往前排，與會者興趣較大、已經(jīng)掌握相關(guān)知識的議題往后排，并明確討論各項議題所需的時間。
（四）確定時間、地點（會場或會議室）。在會議時間安排上需要考慮何時召開會議、會議持續(xù)多久、與會人員是否能夠出席和會議效率的問題。會議地點的選擇應(yīng)考慮會議的規(guī)模大小和人數(shù)多少、交通是否便利、是否不受外界干擾、是否有足夠的停車場、是否有必要的會議設(shè)備等。
（五）確定參會人員。確定主持人、出席（列席）領(lǐng)導(dǎo)與人員。一般應(yīng)邀請對會議主題有深入研究或?qū)η闆r較為熟悉的人；對會議目標達成起關(guān)鍵性作用的人。
（六）組織會務(wù)班子，制定會務(wù)工作方案。除常規(guī)以外，大型會議的會務(wù)工作方案還應(yīng)包含宣傳工作方案、食宿接待、車輛與交通、安全保衛(wèi)、醫(yī)療保健、經(jīng)費管理等子方案和突發(fā)情況處置預(yù)案。
（七）召開會務(wù)工作會，明確工作職責(zé)。根據(jù)情況以適當(dāng)?shù)姆绞秸匍_會務(wù)工作會議研究、部署工作，分解任務(wù)，具體落實各方面、各階段、各環(huán)節(jié)責(zé)任部門（人員）工作任務(wù)及職責(zé)。
（八）會議通知
1.遵循“誰提擬，誰通知”的原則，一般由會議主辦部門負責(zé)會議通知；
2.通知方式可選擇印發(fā)、張貼、分送會議方案或打電話、發(fā)邀請信（函）等；
3.通知內(nèi)容一般應(yīng)包括會議名稱、時間、地點、參會內(nèi)容（議題或議程）、要求、聯(lián)絡(luò)方式、信息反饋等；
4.會議通知情況（含電話關(guān)機、不接、接不通、不能參會等）應(yīng)及時報告會議召集人。
（九）正式制定、印發(fā)會務(wù)方案（指南或手冊），編排好會議程序，大型會議要編組、分組討論方案（召集方式、召集人、討論地點）等。
（十）準備會議資料。會議資料一般應(yīng)包括議題與議程、主持詞、講話稿、重要發(fā)言稿、文具、代表證、出席證、列席證、工作證等。
（十一）會場布置。根據(jù)會議的性質(zhì)、要求，合理布置會場，適應(yīng)會議氣氛。
1.懸掛會標、徽記、旗幟等；
2.設(shè)置主席臺，確定會議桌擺放形式，落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)，劃分會場區(qū)域，設(shè)置發(fā)言席，安排座次，擺放席簽、話筒；
3.檢查落實多媒體、錄音、錄像、照明、通風(fēng)、空調(diào)設(shè)備，確保正常運行；
4.簽到冊、票箱、獎牌、獎品、獎金等；
5.禮儀、飲水等其他會場服務(wù)。
（十二）做好會議發(fā)言、投票、頒獎、合影等方面的準備工作。
（十三）會前檢查。正式開會前30分鐘左右（對外、重要、大型會議提前1個小時）以上到達會場，全面檢查落實會議、后勤保障與服務(wù)等有關(guān)工作。
（十四）到會情況報告。正式開會前5分鐘左右，以書面形式將到會情況報主持人。
二、會中
（一）做好會議記錄，寫好會議簡報。
（二）維持好會場秩序，搞好會場服務(wù)。
三、會后
（一）搞好會場善后工作，檢查、維護會場設(shè)備、環(huán)境。
（二）跟蹤宣傳報道工作。
（三）整理會議紀要，及時（當(dāng)日或次日）報主持人簽署后印發(fā)。
（四）初步提出會議決定的落實、跟進、督辦方案，明確責(zé)任部門、責(zé)任人，完成時間及驗收標準等，抓好會議內(nèi)容落實。
（五）搞好物資、財務(wù)結(jié)算，及時清理、報銷。
（六）搞好會議資料收集與歸檔。
六盤水師范學(xué)院會務(wù)工作流程
| 接受任務(wù) |
◆按工作常規(guī)、領(lǐng)導(dǎo)安排、公函、電話通知等接受會務(wù)工作任務(wù)。
◆明確會議目標，確定議題與議程。
◆確定時間、地點，確定與會人員。
制定 方案
◆除常規(guī)以外，大型會議還應(yīng)包含宣傳工作、食宿接待、車輛與交通、安全保衛(wèi)、醫(yī)療保健、經(jīng)費管理等子
方案、突發(fā)情況處置預(yù)案。
◆編排好會議程序，大型會議要編組，制定分組討論方案(召集方式、召集人、討論地點)等。
| 會 務(wù) 會 |
◆研究、部署工作，分解任務(wù)，明確工作職責(zé)。
◆具體落實各階段、各方面、各環(huán)節(jié)的工作任務(wù)、責(zé)任人員及職責(zé)。
| 會議通知 |
◆遵循“誰提擬，誰通知”的原則，一般由主要牽頭部門負責(zé)。
◆通知方式可選擇印發(fā)會議方案或打電話、發(fā)邀請信(函)等。
◆通知內(nèi)容一般應(yīng)包括會議名稱、時間、地點、參會內(nèi)容(議題或議程)、要求、聯(lián)絡(luò)方式、信息反饋等。
◆會議通知情況(含電話關(guān)機、不接、接不通等)及時報告主持人。
| 會議資料 |
◆一般應(yīng)包括議題與議程、主持詞、講話稿、發(fā)言稿等。
◆文具、代表證、出席證、列席證、工作證等。
| 會場布置 |
◆懸掛會標、徽記、旗幟等。
◆設(shè)置主席臺、會議桌、發(fā)言席，排座次，擺放席簽、話筒。
◆多媒體、錄音、錄像、照明、通風(fēng)、空調(diào)設(shè)備。
◆簽到冊、投票、頒獎、合影等方面的準備工作。
◆禮儀、飲水等其他會場服務(wù)。
| 會前檢查 |
◆正式開會前30分鐘以上到達會場，全面檢查落實有關(guān)工作。
◆組織簽到，做好到會情況統(tǒng)計。
◆正式開會前約5分鐘，以書面形式將到會情況報主持人。
| 會 中 |
◆做好會議記錄，寫好會議簡報。
◆維持會場秩序，搞好會場服務(wù)。
| 會 后 |
◆搞好會場善后工作，檢查、維護會場設(shè)備、環(huán)境。
◆跟蹤宣傳報道工作。落實會議決議事項跟進、督辦工作等。
◆擬制會議紀要，及時(當(dāng)日或次日)報主持人簽署后印發(fā)。
◆物資、財務(wù)結(jié)算，及時清理、報銷。會議資料收集與歸檔。
六盤水師范學(xué)院各部門
會議工作職能及資源管理服務(wù)事項表
| 單 位 | 承辦會議 | 資源管理與協(xié)辦事項 |
| 黨政辦 | 1.黨委會、院長辦公會 2.學(xué)院黨委、行政交辦的會議 3.黨政辦應(yīng)承辦的其它會議 | 視情況提供行政辦公樓會議室，提供紙杯、燒水用具。 |
| 組織部 | 1.黨代會，黨務(wù)、組織、干部會、黨建扶貧會、目標績效考核工作會 2.組織部應(yīng)承辦的其它會議 | 黨旗、黨徽、黨章等有關(guān)標識、黨務(wù)資料。 |
| 宣傳(統(tǒng)戰(zhàn))部 | 1.黨委中心組學(xué)習(xí)，宣傳、文化、統(tǒng)戰(zhàn)、網(wǎng)站建設(shè)與輿情監(jiān)控工作會 2.宣傳(統(tǒng)戰(zhàn))部應(yīng)承辦的其它會議 | 視情況提供民主黨派會議室；學(xué)院標識、校旗、標語、錄音錄像、宣傳報道等。 |
| 教務(wù)處 | 1.教學(xué)、評建、學(xué)位評估評審工作會 | 視情況提供主教117會議室；教學(xué)資源及學(xué)籍、專業(yè)設(shè)置、評建等有關(guān)信息 |
| 學(xué)生處(武裝部) | 學(xué)生、迎新、軍訓(xùn)、武裝部等方面的有關(guān)會議 | 學(xué)生、應(yīng)征入伍等有關(guān)信息 |
| 人事處 (外事處、離退休處) | 人事、人才、外事、離退休、工資等方面的有關(guān)會議 | 人事、人才、外事、離退休、工資等有關(guān)信息 |
| 教師工作處 | 教師節(jié)慶?；顒郁弑碚么髸约敖處煛⒙毞Q等方面的有關(guān)會議 | 教師、職稱等有關(guān)信息 |
| 科研處 (產(chǎn)學(xué)研服務(wù)中心) | 科研、學(xué)術(shù)交流、產(chǎn)學(xué)研合作等方面的有關(guān)會議 | 科研、產(chǎn)學(xué)研等有關(guān)信息 |
| 計劃財務(wù)處 | 財務(wù)工作等方面的有關(guān)會議 | 財務(wù)有關(guān)信息 |
| 保衛(wèi)處 | 安全保衛(wèi)、綜治等方面的有關(guān)會議 | 校內(nèi)安全保衛(wèi)、交通疏導(dǎo)等。 |
| 招生就業(yè)指導(dǎo)中心 | 招生、就業(yè)等方面的有關(guān)會議 | 視情況提供招就中心會議室；招生、就業(yè)等有關(guān)信息。 |
| 國有資產(chǎn)管理處 | 公租房配租、國有資產(chǎn)采購、管理等方面的有關(guān)會議 | 采購、國有資產(chǎn)有關(guān)信息。 |
| 基建處 | 校園規(guī)劃、基本建設(shè)等方面的有關(guān)會議 | 校園規(guī)劃、土地、基本建設(shè)有關(guān)信息 |
| 紀委(監(jiān)察處) | 黨風(fēng)廉政、紀律建設(shè)、作風(fēng)教育監(jiān)察等方面的有關(guān)會議 | 作風(fēng)建設(shè)、黨風(fēng)廉政警示教育等。 |
| 審計處 | 審計工作等方面的有關(guān)會議 | 作風(fēng)建設(shè)、黨風(fēng)廉政警示教育等。 |
| 機關(guān)黨委 (工會、婦委會) | 教職工代表大會、工會代表大會等方面的有關(guān)會議 | 教職工代表大會、工會有關(guān)信息。 |
| 團 委 | 團代會、學(xué)代會及大學(xué)生社團、志愿者等方面的有關(guān)會議 | 視情況提供綜合樓一樓多功能廳、團委會議室；共青團標識；志愿者、禮儀、服裝服務(wù)等。 |
| 圖書館 | 圖書管理服務(wù)、交流工作等方面的有關(guān)會議 | 視情況提供六樓會議室；圖書信息服務(wù)等。 |
| 現(xiàn)教中心 | 網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與技術(shù)管理、安全維護，數(shù)字化校園建設(shè)、現(xiàn)代教育技術(shù)等方面的有關(guān)會議 | 網(wǎng)絡(luò)管理維護、數(shù)字化校園建設(shè)維護、多媒體設(shè)備、現(xiàn)代教育技術(shù)服務(wù)等。 |
| 學(xué)報編輯部 (市地域文化研究所) | 學(xué)報、論文、地域文化等方面的有關(guān)會議 | 學(xué)報、論文、地域文化等信息服務(wù)。 |
| 后勤處 (后勤服務(wù)中心) | 后勤管理服務(wù)等方面的有關(guān)會議 | 校園環(huán)境、接待服務(wù)等。 |
| 成人教育部 | 成人教育、培訓(xùn)、交流合作辦學(xué)等方面的有關(guān)會議 | 成人教育、培訓(xùn)、交流合作辦學(xué)信息服務(wù)。 |
| 教學(xué)單位 | 本單位舉辦、主辦、承辦的有關(guān)會議。 | 專業(yè)師生、有關(guān)信息服務(wù)。 |
