六盤水師范學(xué)院辦公室

關(guān)于印發(fā)檔案分類編號(hào)辦法的通知

 

各系、部門：

《六盤水師范學(xué)院檔案分類編號(hào)辦法》已經(jīng)2014年10月29日學(xué)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

 

 

2014年11月21日

六盤水師范學(xué)院檔案分類編號(hào)辦法

為規(guī)范學(xué)院檔案分類、編號(hào)、排架、檢索工作，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《檔號(hào)編制規(guī)則》DA/T13—1994、國家教委發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部令第27號(hào)），結(jié)合學(xué)院工作實(shí)際，制定本辦法。

一、檔號(hào)編制說明

（一）學(xué)院檔案分類對(duì)象為學(xué)院全部檔案，按照檔案形成的領(lǐng)域范疇，作為一個(gè)整體進(jìn)行歸類。

（二）檔案分類以《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的原理和邏輯原則為依據(jù)，設(shè)定檔號(hào)與分類主表。

（三）檔號(hào)編制必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，所有檔案均不得重號(hào)；方便插卷，使其有充分?jǐn)U展的余地；能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。

（四）采取“年度-問題（機(jī)構(gòu)）-保管期限”三個(gè)重要特征進(jìn)行分類，遵循檔案的自然形成規(guī)律和形式邏輯原則，保持歸檔材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以便于保管、利用和計(jì)算機(jī)錄入管理。

二、類目設(shè)置

（一）一級(jí)類目的劃分與標(biāo)識(shí)

一級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用類目名稱主詞的漢語拼音首字母大寫，如“DQ”即“DangQun”(黨群檔案)的簡稱。

根據(jù)學(xué)院檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容、性質(zhì)，設(shè)定學(xué)院檔案為十一個(gè)大類即十一個(gè)一級(jí)類目，其標(biāo)識(shí)符號(hào)、名稱和主要內(nèi)容如下：

DQ 黨群檔案: 主要是學(xué)院黨委各部、委、辦及群眾性組織在工作中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。

XZ 行政檔案：主要是學(xué)院行政職能部門，在工作中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。

JX 教學(xué)檔案：主要是教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門（含學(xué)院）以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。

KY 科研檔案：主要是在科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動(dòng)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。

JJ 基建檔案：主要是基本建設(shè)管理和基建項(xiàng)目建設(shè)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。

SB 儀器設(shè)備檔案：主要是儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請(qǐng)購置、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請(qǐng)報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。

CB 出版檔案：主要是《六盤水師范學(xué)院學(xué)報(bào)》、《六盤水師范學(xué)院報(bào)》的編輯、出版管理和編輯活動(dòng)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。

WS 外事檔案：主要是外事管理工作和外事活動(dòng)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。

CK 財(cái)會(huì)檔案：主要是財(cái)務(wù)管理工作和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中以各種載體形成的，有保存價(jià)值的材料。

SX 聲像檔案：主要是學(xué)院在教學(xué)、科研、黨政管理和其他重大活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的，各種照片（底片）、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、微縮膠片、光盤等不同載體的材料。

SW 實(shí)物檔案：主要是學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理、外事活動(dòng)中產(chǎn)生或獲得的紀(jì)念品、獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)狀、證書、錦旗、禮品、贈(zèng)品、牌匾等物品。

（二）二級(jí)類目的設(shè)置和標(biāo)識(shí)

二級(jí)類目是對(duì)一級(jí)類目的細(xì)分。細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置（詳見主表），各歸檔部門不得隨意變動(dòng)。

二級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，一般采用“雙位制”，各大類的綜合類為“11”（不含基建檔案），其余的二級(jí)類目依次為12、13……99，但10、20等帶“0”的數(shù)字不用。

為了便于管理，其他門類（如：基建檔案、設(shè)備、實(shí)物等）檔案類目編制可延伸到三級(jí)、四級(jí)類目。

各級(jí)類目的設(shè)置不是封閉的，而是一種開放式的設(shè)置，隨著學(xué)院事業(yè)的發(fā)展，現(xiàn)有類目不能滿足要求時(shí)，可以逐級(jí)添加以滿足檔案實(shí)體分類的要求。

三、分類主表

主表由類目、標(biāo)識(shí)符號(hào)、注釋等組成。本分類主表僅按現(xiàn)有歸檔單位列出，新成立的單位依次按類編入。

（一）黨群

一級(jí)類目：DQ

二級(jí)類目：11 綜合

12 紀(jì)檢（監(jiān)察、審計(jì)）

13 組織

14 宣傳（含統(tǒng)戰(zhàn)、民主黨派材料）

15 學(xué)生管理（含思想政治教育、軍訓(xùn)）

16 機(jī)關(guān)黨委（含工會(huì)、婦委會(huì)）

17 團(tuán)委（含學(xué)生會(huì)、學(xué)生社團(tuán)工作材料）

（二）行政

一級(jí)類目：XZ

二級(jí)類目：11 綜合

12 人事（含離退休工作）

13 師資培養(yǎng)（教師工作處）

14 保衛(wèi)處（戶籍、治安、安全保衛(wèi)）

15 后勤（含水電管理、醫(yī)療衛(wèi)生、環(huán)衛(wèi)綠化、零星維修、膳食管理、宿舍管理等材料）

16 檔案管理

17 圖書管理

18 資產(chǎn)管理

19 現(xiàn)代教育技術(shù)中心

21 基本建設(shè)

（三）教學(xué)

一級(jí)類目：JX

二級(jí)類目：

11 綜合（主要為教學(xué)部門工作管理材料，各教學(xué)管理部門教學(xué)系排列順序?yàn)椋?span lang="EN-US">5.教務(wù)處、11.招就中心、21.政法教育與法學(xué)系、22.歷史與社會(huì)文化科學(xué)系、23.中國語言文學(xué)系、24.外國語言文學(xué)系、25.教育科學(xué)系、26.數(shù)學(xué)系、27.物理與電子科學(xué)系、28.化學(xué)與化學(xué)工程系、29.生命科學(xué)系、30.計(jì)算機(jī)科學(xué)與信息技術(shù)系、31.環(huán)境與資源科學(xué)系、32.礦業(yè)工程系、33.藝術(shù)系、34.體育系、35.成教）

12 學(xué)籍管理

13 課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐

14 專業(yè)與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)

15 招生、畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)

16 學(xué)位

17 教材建設(shè)

18 本科教學(xué)工程

19 實(shí)驗(yàn)室管理

（四）科研

一級(jí)類目：KY

二級(jí)類目：11綜合（含科研經(jīng)費(fèi)、學(xué)術(shù)活動(dòng)材料）

12科研項(xiàng)目（可按時(shí)間、學(xué)科或?qū)I(yè)項(xiàng)目設(shè)置三級(jí)類目）

（五）基建

一級(jí)類目：JJ

二級(jí)類目：以學(xué)院單體工程按辦公用房、教學(xué)科研用房、文體用房、會(huì)堂用房、學(xué)生宿舍用房、職工家屬用房、其它順序設(shè)置二級(jí)類目。如學(xué)院第一期工程有10個(gè)單體工程，二級(jí)類目從11….21，并在二級(jí)類目下設(shè)置三級(jí)類目依序反映單體工程建設(shè)情況

11（行政辦公大樓）

12（教學(xué)大樓）

13（學(xué)生宿舍）

14（教職工宿舍）

三級(jí)類目：1（可行性研究、任務(wù)書）

2（設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件）

3（設(shè)計(jì)文件）

4（項(xiàng)目管理文件）

5（施工文件）

6（監(jiān)理文件）

7（財(cái)務(wù)、器材管理文件）

8（竣工驗(yàn)收文件）

（六）儀器設(shè)備（國有資產(chǎn)處、教務(wù)處、現(xiàn)教中心）

一級(jí)類目：SB

二級(jí)類目：11綜合管理

12按儀器設(shè)備種類或型號(hào)設(shè)置類目

（七）出版

一級(jí)類目：CB

二級(jí)類目：11綜合管理

12刊物

（八）外事（外事處）

一級(jí)類目：WS

二級(jí)類目：11綜合

12出國出境

13來校（含訪問、講學(xué)、研究材料）

14國際合作與會(huì)議

15外國留學(xué)生工作

（九）財(cái)務(wù)（計(jì)財(cái)處）

一級(jí)類目：CK

二級(jí)類目：11 綜合

12 會(huì)計(jì)報(bào)表

13 會(huì)計(jì)賬簿

14 會(huì)計(jì)憑證

15 工資清冊(cè)（獎(jiǎng)金、助學(xué)金入此）

16 發(fā)票收據(jù)

（十）聲像

一級(jí)類目：SX

二級(jí)類目：11照片

12光盤

13錄像帶

14縮微膠片

15影視膠片

16幻燈片

(以上各類排序?yàn)椋?span lang="EN-US">1.黨政辦、2.紀(jì)委、3.組織部、4.宣傳部、5.教務(wù)處、6.學(xué)生處、7.人事處、8.科研處、9.計(jì)財(cái)處、10.教師工作處、11.招就中心、12.國資處、13.基建處、14.后勤處、15.保衛(wèi)處、16.機(jī)關(guān)黨委、17.團(tuán)委、18.圖書館、19.現(xiàn)教中心、20.學(xué)報(bào)、21.政法教育與法學(xué)系、22.歷史與社會(huì)文化科學(xué)系、23.中國語言文學(xué)系、24.外國語言文學(xué)系、25.教育科學(xué)系、26.數(shù)學(xué)系、27.物理與電子科學(xué)系、28.化學(xué)與化學(xué)工程系、29.生命科學(xué)系、30.計(jì)算機(jī)科學(xué)與信息技術(shù)系、31.環(huán)境與資源科學(xué)系、32.礦業(yè)工程系、33.藝術(shù)系、34.體育系、35.成教)

（十一）實(shí)物

一級(jí)類目：SW

二級(jí)類目：11獎(jiǎng)狀

12獎(jiǎng)牌

13獎(jiǎng)杯

14錦旗

15證書

16禮品

17其他

實(shí)物檔案排序同聲像檔案，可在每一二級(jí)類目下設(shè)三級(jí)類目1、2、3或Y、C、D流水編號(hào)。

四、分類編號(hào)

檔號(hào)是存取檔案的代號(hào)和排架的依據(jù)，必須反映檔案的分類體系和物理位置。

（一）檔號(hào)的編制

檔號(hào)的編制采用阿拉伯?dāng)?shù)字和漢語拼音相結(jié)合進(jìn)行編碼，即由“全宗號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、保管期限、盒（件、張）號(hào)”五個(gè)部分組成。

1.全宗號(hào)：由阿拉伯?dāng)?shù)字組成。六盤水師范學(xué)院為（X X）,原六盤水師范高等?？茖W(xué)校為80，原六盤水市師范學(xué)校為81。

2.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

3.分類號(hào)：是檔號(hào)的主體，由一、二級(jí)（檔案內(nèi)容多時(shí)擴(kuò)展到三級(jí)、四級(jí)）類目標(biāo)識(shí)符號(hào)組成。

4.保管期限：文書檔案保管期限：采用兩種方式表示，第一種是錄入計(jì)算機(jī)時(shí)，采用名稱主詞漢語拼音首字母及阿拉伯?dāng)?shù)字錄入，即永久為“Y”，30年為“30”，10年為“10”；第二種是在手工填寫檔案盒時(shí)，直接采用名稱漢字及數(shù)字，即“永久”、“30年”、“10年”。

項(xiàng)目檔案的保管期限按照永久、長期、短期分，方式同文書檔案填寫辦法分永久“Y”，長期“C”，短期“D”。

5.盒（件、張）號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，按“盒（件、張）”的排列順序編寫流水號(hào)。

各部分標(biāo)識(shí)之間用連接號(hào)“—”連接。歸檔文件進(jìn)館后，由檔案館統(tǒng)一對(duì)檔案盒編盒號(hào)。

（二）檔案實(shí)體排列

編定盒號(hào)后，除基建、設(shè)備檔案外，其它各類檔案按同一保管期限流失編號(hào)順序排列上架。

（三）紙質(zhì)檔案編號(hào)模式

根據(jù)學(xué)院實(shí)際，為便于管理采用案卷級(jí)檔號(hào)：

全宗號(hào)—年度號(hào)—分類號(hào)—保管期限—案卷號(hào)

1.行政檔案編號(hào)示例

行政后勤管理類檔案代號(hào)為XZ15.如2004年后勤處形成100件永久保存的歸檔文件，整理后裝為永久檔案3盒，30年檔案2盒，10年檔案3盒，檔號(hào)的編號(hào)分別為：

第1盒  80—2004—XZ15—Y—1

全宗號(hào)   年度  行政后勤  永久  案卷號(hào)

第2盒  80—2004—XZ15—Y—2

第3盒  80—2004—XZ15—Y—3

第1盒  80—2004—XZ15—30-1

第2盒  80—2004—XZ15—30-2

第1盒  80--2004—XZ15—10-1

第2盒  80--2004—XZ15—10-2

第3盒  80--2004—XZ15—10-3（其它小類永久、30年、10年編號(hào)同此法。注:文書卷皮上有專門書寫全宗號(hào)的地方，書寫檔號(hào)時(shí)可省略全宗號(hào)）

2.教學(xué)檔案編號(hào)示例

教學(xué)綜合管理檔案代號(hào)JX11.如2004年教務(wù)處形成永久保存的管理性綜合材料為120件，整理后裝4盒：

第1盒  2004—JX11—Y—1

年度  教學(xué)綜合  永久  案卷號(hào)

第2盒  2004—JX11—Y—2

第3盒  2004—JX11—Y—3

第4盒  2004—JX11—Y—4

（四）基建檔案編號(hào)示例

行政辦公用房第一小類（可行性研究、任務(wù)書）文件整理后有2盒

第一盒  JJ11—1—1

第二盒  JJ11__1—2{“JJ”為基建檔案大類代碼，“11”為二級(jí)類目，代表行政辦公用房，“1”為三級(jí)類目，代表行政辦公樓檔案的第一個(gè)小類（可行性研究、任務(wù)書），“1”為最后一級(jí)類目盒號(hào)。}

（五）聲像檔案編號(hào)方法

1.聲像檔案編號(hào)模式為：

全宗號(hào)+年度號(hào)+聲像檔案代號(hào)+保管期限+件（張）號(hào)。

2.示例：

如：六盤水市某領(lǐng)導(dǎo)同志2005年到學(xué)院視察，宣傳部交來領(lǐng)導(dǎo)合影12張，保管期限為永久；黨政辦交來30年保管的會(huì)議照片20張，重要活動(dòng)光盤9張。裝盒編號(hào)為：

照片：第1盒  裝領(lǐng)導(dǎo)合影1—12張

2005—SX11—Y—1～12

第2盒  裝會(huì)議照片1—20張

2005—SX11—30—1～20

光盤：30年保存5張，編號(hào)為：

2005—SX12—30—1～5